Leuk, die telefoon van de zaak.

Een nieuwe zakelijke telefoon voelt vaak als een cadeautje. Een mooi toestel, razendsnel, met alles erop en eraan. Je gebruikt ’m om te bellen met collega’s, even snel je mail te checken of een werkafspraak in je agenda te zetten. Handig, overzichtelijk en professioneel: werk en communicatie op één plek. Vaak nog een goed model ook.

En natuurlijk maak je er soms ook privégebruik van. Even een berichtje naar huis, een route opzoeken of een podcastje in de trein. Niemand kijkt ervan op. Maar ergens in je achterhoofd speelt soms de vraag: mag mijn werkgever eigenlijk meekijken met wat ik doe op die telefoon?

Ja, controleren van een zakelijke telefoon mag – maar niet zomaar

Werkgevers mogen het gebruik van zakelijke telefoons controleren. Dat klinkt misschien heftig, maar het toestel is officieel eigendom van het bedrijf. En net zoals bij een leaseauto of laptop gelden er regels over wat je ermee mag doen – én over hoe en wanneer een werkgever mag meekijken.

Maar controle mag niet zomaar, en zeker niet zonder jouw medeweten. Werkgevers moeten zich houden aan de regels van de privacywetgeving: de AVG en de UAVG. Die wetten beschermen jouw persoonsgegevens, ook als je werkt. Er zijn dus duidelijke grenzen aan wat er wel en niet mag.

Jouw privacy blijft belangrijk

Een werkgever heeft dus niet het recht om zonder reden je gesprekken, berichten of surfgedrag in te zien. Ook op het werk heb je recht op een stukje privacy. Dat betekent niet dat je onbeperkt TikTokvideo’s mag kijken onder werktijd, maar het betekent wel dat je niet zomaar gecontroleerd mag worden.

Privacy op de werkvloer is een balans. Werkgevers mogen toezicht houden, maar alleen als daar een duidelijke reden voor is. En die reden moet altijd zwaarder wegen dan jouw recht op privacy. Er moet dus goed worden afgewogen of controle écht noodzakelijk is – en of het niet op een minder ingrijpende manier kan.

Waarom controle soms nodig is

Er zijn situaties waarin controle wél logisch is. Bijvoorbeeld als een werkgever vermoedt dat een telefoon oneigenlijk wordt gebruikt: extreem hoge belkosten, vreemde apps, of dataverbruik op tijden dat je niet werkt. Ook bij het beschermen van bedrijfsgegevens kan controle nodig zijn.

Bijvoorbeeld: als een werknemer vertrouwelijke informatie verstuurt via onbeveiligde apps, kan dat een risico zijn. In zulke gevallen mag een werkgever onderzoek doen, maar ook dan moet dat zorgvuldig gebeuren. Niet alles doorzoeken, maar gericht controleren op datgene waar zorgen over bestaan.

Wat moet je werkgever eerst regelen?

Voordat controle mogelijk is, moet jouw werkgever bepaalde stappen zetten. Allereerst moet er een duidelijk doel zijn: bijvoorbeeld kostenbeheersing of beveiliging van data. Vervolgens moet dat doel worden vastgelegd in beleid, zoals een protocol of gedragscode.

Daarnaast moet je als werknemer vooraf geïnformeerd worden. Via je arbeidsovereenkomst, een intern reglement of een gebruikersverklaring. Daarin hoort te staan wanneer controle plaatsvindt, op welke manier, en wat er gebeurt als er iets wordt geconstateerd. Geen verrassingen dus – maar transparantie.

Wat zijn jouw rechten als werknemer?

Je hebt recht op informatie en inspraak. Dat betekent dat je vooraf moet weten of en hoe er gecontroleerd wordt. En je mag vragen stellen over wat er precies wordt gecontroleerd en waarom. Ook heb je recht op inzage: als er gegevens over jou verzameld worden, mag je die inzien.

Is er iets misgegaan? Dan kun je bezwaar maken. Je mag bijvoorbeeld een klacht indienen bij je werkgever, bij de ondernemingsraad of – als het ernstig is – bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Die instantie houdt toezicht op privacywetgeving en kan optreden als er onrechtmatig is gehandeld.

Wat gebeurt er als je werkgever de regels overtreedt?

Controle uitvoeren zonder goede reden of zonder jou vooraf te informeren, kan serieuze gevolgen hebben. De Autoriteit Persoonsgegevens kan boetes uitdelen, die behoorlijk kunnen oplopen. Daarnaast kan een werknemer naar de rechter stappen – met alle gevolgen van dien.

Ook in ontslagzaken telt het zwaar. Als blijkt dat een werkgever onzorgvuldig heeft gecontroleerd, kan bewijs ongeldig verklaard worden. In sommige gevallen leidt het zelfs tot het ongeldig verklaren van een ontslag. Kortom: werkgevers hebben veel te verliezen als ze de regels niet volgen.

Maak samen goede afspraken

De beste manier om problemen te voorkomen, is om duidelijke afspraken te maken. Een goed protocol helpt daarbij. Daarin staat wanneer privégebruik is toegestaan, hoe vaak er gecontroleerd wordt, en wat de spelregels zijn. Dat geeft rust en voorkomt discussies achteraf.

Zo’n protocol hoort niet alleen op papier te staan, maar ook besproken te worden. Bijvoorbeeld bij de start van je dienstverband, of tijdens een werkoverleg. Als iedereen weet waar hij aan toe is, voorkom je wantrouwen. En dan is een zakelijke telefoon vooral gewoon: heel handig.