De Europese AI Act is in ontwikkeling en zal naar verwachting grote gevolgen hebben voor de manier waarop werkgevers kunstmatige intelligentie inzetten binnen hun organisatie. Veel hr-processen maken al gebruik van AI, bijvoorbeeld bij werving en selectie, personeelsplanning of performance monitoring. Toch weten veel werkgevers nog niet precies wat de AI Act inhoudt of welke verplichtingen er komen kijken bij het gebruik van AI-toepassingen in hr. In dit artikel gaan we in op de achtergrond van de AI Act en wat je kunt doen om je hr-beleid alvast toekomstbestendig te maken.

Achtergrond en doel

De AI Act is bedoeld om een uniform kader te bieden voor het gebruik van kunstmatige intelligentie in de Europese Unie. De wetgever wil hiermee zorgen dat AI-systemen veilig, transparant en eerlijk zijn. Voor hr betekent dit dat elk AI-systeem dat invloed heeft op werving, beoordeling of loopbaanontwikkeling, onder de loep kan komen te liggen. Werkgevers vragen zich daarom af of hun huidige hr-software, zoals geautomatiseerde assessment- of recruitmentsystemen, straks extra controles en documentatie nodig heeft. Het idee achter de AI Act is dat werknemers en sollicitanten beschermd blijven tegen oneerlijke of discriminerende algoritmes.

Wat de wet concreet betekent

De AI Act deelt toepassingen in verschillende risicocategorieën in. Systemen met een hoog risico, zoals geautomatiseerde besluitvorming bij het aannemen of beoordelen van personeel, krijgen te maken met strengere regels rondom transparantie en data. Werkgevers die deze systemen gebruiken, moeten kunnen aantonen hoe een algoritme tot een beslissing komt. Daarnaast is het verplicht om data-bias te voorkomen, zodat niet bepaalde groepen onterecht worden benadeeld. Als werkgever zul je moeten nagaan welk type AI je precies gebruikt en welke rapportage of toetsing daarbij hoort.

Daarnaast vragen hr-managers zich af of ze iets moeten veranderen aan hun privacybeleid. Hoewel de AI Act zelf niet direct een privacywet is, raakt hij wel aan de manier waarop je gegevens van werknemers en sollicitanten verzamelt en gebruikt. Zo kan het zijn dat je in de toekomst extra toestemming nodig hebt of dat je je datasystemen moet aanpassen om transparantie over AI-beslissingen te waarborgen.

Gevolgen voor werving en selectie

Een van de belangrijkste toepassingen van AI in hr is het screenen van sollicitanten. Software kan cv’s filteren en kandidaten inschatten op geschiktheid. De AI Act stelt dat deze systemen goed gedocumenteerd moeten zijn en niet mogen discrimineren op basis van kenmerken als leeftijd, geslacht of afkomst. Werkgevers zullen daarom moeten bewijzen dat het algoritme objectief en eerlijk werkt. Sommige recruitmenttools vragen extra datasets of calibratie om ervoor te zorgen dat er geen onbedoelde vooroordelen in het systeem sluipen.

Bovendien zullen kandidaten mogelijk recht krijgen op uitleg over hoe een selectieprocedure precies verliep. In de praktijk kan dit betekenen dat je een toelichting moet geven op de uitkomsten van de AI-tool, bijvoorbeeld als iemand wordt afgewezen op basis van geautomatiseerde criteria.

Praktische stappen voor werkgevers

Zodra de AI Act in werking treedt, is het belangrijk goed voorbereid te zijn. Een paar aandachtspunten:

• Maak een inventarisatie van alle AI-gedreven systemen die je gebruikt in hr, van werving tot personeelsbeheer.
• Controleer of deze systemen onder de risicovollere categorieën van de AI Act vallen en welke transparantie-eisen daar bij horen.
• Werk samen met je IT-afdeling of externe softwareleveranciers om zeker te weten dat de algoritmes voldoen aan de nieuwe wetgeving.
• Stel een protocol op waarmee je kunt aantonen dat je geen discriminerende data verzamelt en dat je beslisprocessen uitlegbaar zijn.
• Train hr-medewerkers in het herkennen van mogelijke bias en in het correct interpreteren van de data die AI oplevert.

Op die manier ben je niet alleen wettelijk in orde, maar laat je ook aan (toekomstige) medewerkers zien dat jouw organisatie zorgvuldig en ethisch met AI omgaat.

Handel proactief

De AI Act is nog in ontwikkeling, maar de verwachting is dat werkgevers er rekening mee moeten houden in hun hr-beleid. Nieuwe regels over data, transparantie en accountability gaan een flinke impact hebben op processen als werving, selectie en personeelsbeoordelingen. Door nu al in kaart te brengen welke AI-systemen je gebruikt en hoe deze beslissingen nemen, vergroot je de kans dat je straks soepel aan de AI Act voldoet. Bovendien versterk je het vertrouwen van je medewerkers en sollicitanten in de manier waarop jouw organisatie met hun gegevens omgaat. Zo sta je als werkgever niet alleen juridisch sterker, maar laat je ook zien dat je vooroploopt in verantwoord AI-gebruik.